Korshunof.ru

Юридическая консультация, адвокаты
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Инструкция: оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

Инструкция: оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

  • о приеме на работу;
  • переводе на другую должность;
  • увольнении;
  • изменении персональных данных;
  • изменении заработной платы или премировании;
  • об отпуске;
  • о командировке.

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет.

Как вести и хранить книгу приказов

Обычно регистр состоит из титульного листа и основной части, представляющей собой реестр документов. Включаются в него такие сведения:

  • на титульном листе:
    • наименование организации;
    • даты начала и окончания;
    • срок хранения;
    • Ф.И.О., должности и подписи ответственных за ведение лиц.
    • порядковый номер записи;
    • регистрационный номер приказа;
    • дата;
    • краткое содержание документа;
    • ответственные за исполнение лица;
    • отметка об исполнении;
    • примечания и комментарии.

    Ко всем реестрам, в том числе и к журналу регистрации приказов, применяются одни и те же правила оформления:

    • используют типографские или самостоятельно изготовленные (распечатанные) бланки;
    • страницы обязательно нумеруются;
    • бумага прошивается и заверяется подписями ответственных лиц, а при наличии и печатью организации;
    • записи нумеруют по порядку, вносят без помарок;
    • исправления вносят согласно принятым на предприятии правилам.

    Такие нюансы целесообразно закрепить в инструкции по делопроизводству или другом аналогичном локальном нормативном акте организации. Особое внимание следует уделить порядку исправления неверных записей, дабы избежать грязи и путаницы.

    Вот образец заполнения журнал приказов по основной деятельности для наглядности:

    В настоящее время многие организации используют программы автоматизации документооборота. В них обычно регистрация документов производится в автоматическом режиме, формируется их перечень, который в любой момент не составит труда распечатать. Рекомендуем делать это по окончанию года. Сформированный журнал прошивают и заверяют печатью.

    Если используется какая-либо система электронного документооборота, вести бумажные реестры нет необходимости. Вся необходимая информация есть в системе. Ответственность за документ несет тот, чьей ЭЦП он подписан.

    Сроки хранения журналов регистрации приказов определяются на основании перечня и содержания зарегистрированных документов:

    • по основной деятельности — постоянно;
    • по личному составу — 75 (50) лет;
    • по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет.

    Когда все распоряжения регистрируются в одном реестре, длительность его хранения определяют по самому «долгоиграющему» документу, т. е. постоянно.

    Для чего нужен этот журнал?

    Если в организации регистрируется документ, значит признается его законность, его производственная сила. Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера. Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом.

    Для того чтобы журнал выполнял свою функцию, его необходимо пронумеровать и прошнуровать. В журнале по порядку должны фиксироваться утвержденные руководителем организации документы.

    Заполнение журнала

    Шнуровка закрепляется специальным бланком, в котором указывается количество страниц в числовом и буквенном обозначении, проставляется подпись ответственного лица – чаще всего, руководителя компании и печать соответствующего уровня. То есть, подпись ответственного лица закрепляется печатью для документов, подпись генерального директора или руководителя организации – гербовой печатью.

    Правила ведения

    Обязанность по вводу данных в журнал лежит на сотруднике, который занимается учетом кадровой документации. Обычно эта сфера деятельности осуществляется сотрудниками кадровой службы.

    Отвечает за журнал сотрудник отдела кадров

    Журнал не является унифицированным документом, но при его оформлении следует придерживаться основных правил оформления:

    • даты начала/завершения ведения журнала;
    • название компании;
    • персональные данные работника, который ведет журнал;
    • время хранения.

    Основная часть обычно оформляется в таблицу, в которой необходимо отразить следующую информацию:

    • дата документа;
    • вид документа, его содержание и номер;
    • персональные данные сотрудника, его номер по табелю;
    • основание.

    Образец журнала:

    Так может выглядеть журнал

    Журнал может иметь электронный и рукописный вид. При оформлении журнала в рукописном виде, важно обратить внимание на необходимость защиты страниц от повреждения и потери.

    Листы должны быть не только пронумерованы, но и прошиты, заверены печатью и подписью директора (доверенным лицом директора).

    Как вести журнал регистрации приказов

    Перед изданием приказа ему нужно присвоить номер, а чтобы узнать следующий по порядку, нужно заглянуть в журнал: какой номер последний. Дальше следуем алгоритму:

    • в журнале карандашом заполняем реквизиты приказа;
    • распечатываем и визируем приказ;
    • стираем карандаш в журнале и записываем сведения ручкой.

    Когда дело закрывается (с окончанием года или по наполненности), оставшиеся пустые строчки нужно перечеркнуть зигзагом.

    Требования к оформлению журнала

    • Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
    • Номер приказа и его дата издания.
    • Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
    • ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
    • Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
    • Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

    Кто должен вести регистрацию документов

    В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ. При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации.

    Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Читайте так же:
    Отпуск на санаторно курортное лечение за счет фсс как предоставляется
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector