Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году
Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году
Руководители организаций достаточно часто любят принимать на работу, требующую разъездов, человека с личным автомобилем. Для самой компании это как минимум проще — не требуется приобретать и держать на балансе транспортные средства. Расходы на транспорт сводятся к компенсации ГСМ и амортизации автомобиля работника. Напомним, как начисляется компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году, в каком порядке производятся выплаты согласно закону, облагаются ли они НДФЛ.
Фото: pxhere.com
Соглашение о покрытии расходов
Этот документ составляется в интересах работника. Он подтверждает договоренность между ним и работодателем. В документе отражаются сведения:
- характеристики машины;
- сумма и сроки выплат.
Иногда работодатели не предлагают составление соглашения, обходясь составлением приказа. Работник должен ознакомиться с приказом под роспись. Предпочтительнее соглашение составить. Этот документ поможет защитить права сотрудника при возникновении спорных ситуаций.
При составлении письменной договоренности важно указать сумму компенсации и ее вид. Отдельной строкой прописываются выплаты, компенсирующие затраты на бензин и обслуживание. Нормативов, оговаривающих величину компенсации, законодательство не предусматривает. Эти вопросы решаются индивидуально на предприятии. Минфин и налоговая службы рекомендуют при расчетах учитывать частоту использования транспортного средства.
При расчете налоговых выплат, учитывается срок использования машины, насколько она изношена. За образец можно взять примеры:
- Сумму выплат рассчитывать по средней стоимости оплаты 1 км такси, принятой в городе.
- Взять за основу рассчитанную сумму амортизационных начислений.
Как установить и рассчитать компенсацию за автомобиль сотруднику
Порядок установления компенсации за личный автомобиль сотруднику предусматривают определенное документальное оформление этого аспекта взаимоотношений сторон трудового договора. В частности, обязанность работника использовать какое-либо своё личное имущество должна быть в обязательном порядке отражена в положениях трудового договора или дополнительного соглашения к нему. Потребовать от работодателя компенсации за использование личного автомобиля сотрудник не может, если таковые взаимоотношения не оговорены.
Порядок действий таков:
- Оформление факта использования автомобиля, с отражением его в трудовом договоре или в дополнительном соглашении.
- Написание работодателем приказа о назначении и порядке назначения компенсации за использование автомобиля в служебных целях.
- Установление иных дополнительных нормативов об использовании личного автомобиля. В частности, на предприятии для упрощения документооборота могут быть приняты общие локальные нормативные акты, регламентирующие применение сотрудниками их личного имущества в рабочих целях.
В целом, законодательство однозначно ограничивает размеры прямых компенсационных выплат работнику за использование автотранспорта на работе. Так, максимальный размер таких выплат может составлять 1500 рублей для автотранспорта с объемом двигателя свыше 2000 кубических сантиметров, 1200 рублей — для автомобилей с меньшим объемом двигателя, и 600 рублей — за мотоциклы и схожие с ними транспортные средства.
Следует отметить, что ремонт автомобиля, его техническое обслуживание, а также расходы сотрудника на топливо не входят в данные нормы и оплачиваются отдельно. Однако работодателю следует предусмотреть механизм учета и взаимозачета затрат работника, чтобы все связанные с налогообложением и выплатой компенсаций процедуры имели документальное подтверждение при проведении проверок контролирующими органами.
Как учесть расходы на ГСМ, если работник получает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях
Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса. Причем этот размер принимается при письменном соглашении работодателя и работника. И оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору.
А вот в расходы по налогу на прибыль эта компенсация включается только в пределах норм , установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (подп.11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Кроме самой суммы компенсации, работодатель вообще-то должен также оплатить работнику его расходы, по содержанию личного автомобиля работника, в том числе и затраты на ГСМ. Но, согласно письма Минфина России от 23.09.13 № 03-03-06/1/39239 расходы на ГСМ учесть при налогообложении прибыли не получится. Потому что, как полагает Минфин РФ, в сумме компенсации работнику уже учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного автомобиля (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Поэтому оснований для списания в расходы стоимости горюче-смазочных материалов, помимо сумм компенсаций, нет.
3. Документальное оформление
Разумеется, договоренность о выплате компенсации (ее размера или способ расчета, срок действия, порядок выплаты) нужно оформить документально в виде дополнительного соглашения к трудовому договору (либо для нового принимаемого сотрудника прописать это условия в заключаемом трудовом договоре), к которому приложить копии:
- свидетельства о регистрации транспортного средства,
- паспорта транспортного средства,
- доверенности при ее наличии (письма Минфина № 14-05-07/6 от 13.04.2007, № 03-05-02-04/192 от 29.12.2006, МНС № 04-2-06/419 от 02.06.2004).
Либо, поскольку условие о выплате компенсации не является обязательным пунктом трудового договора, можно составить локальный нормативный акт (например, приказ руководителя), в котором сотрудник поставит подпись ознакомления. Таким образом, условие о письменном соглашении будет выполнено (письмо Минфина № 03-03-01-02/140 от 16.05.2005).
В каком размере выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях
Затраты на обслуживание грузовых автомобилей, как правило, подлежат оплате в полном объёме.
Существуют нормативы сумм возмещения за месяц работы, которые зависят от мощности автомобиля:
- 1200 рублей для легковых авто с объёмом двигателя до 2000 куб.;
- 1500 рублей для транспорта с двигателем, объём которого превышает 2000 куб.;
- 600 рублей за эксплуатацию мотоцикла.
Какие расходы подлежат возмещению
Обязательной оплате подлежат:
- текущий ремонт машины (оплачиваются только процедуры, которые потребовались во время использования ТС организацией);
- плановое и внеплановое техническое обслуживание;
- амортизация ТС;
- стоимость парковочных мест; .
Если ТС берется организацией в аренду, то дополнительно оплачивается:
- стоимость полиса страхования ОСАГО;
- траты на содержание автомобиля;
- оплата нанесенного вреда третьим сторонам, например, при дорожно-транспортных происшествиях.
ВАЖНО! Если работник не предоставил чеки или квитанции с автозаправочной станции, то производится списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях без возмещения их стоимости.
Указанные траты являются обязательным к оплате. Перечень может дополняться соответствующими пунктами договора, оформляемого между владельцем авто и предприятием, по обоюдному согласию.
Важные нюансы
На что стоит обратить внимание при заключении договора, в котором закреплено условие использования личного транспорта в служебных целях работником с дальнейшей компенсацией понесенных затрат:
- на получение компенсации сможет рассчитывать только работник, с которым подписан трудовой договор, закрепляющий за ним право получения возмещения;
- транспортное средство может предоставить не только его владелец, но и человек, который управляет ним по доверенности (такой сотрудник также может рассчитывать на компенсацию расходов на заправку и ремонт автомобиля);
- если работодатель сомневается в том, нужно ли платить компенсацию за эксплуатацию авто или проще выдать сотруднику премию, он должен помнить, что выплата премии предполагает уплату НДФЛ и социального взноса, а это дополнительные расходы, которых можно избежать.
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
- Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
- Позвоните на горячую линию:
- 8 (800) 700 95 53
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.